Manual de Gestão Académica — Instituto Politécnico de Ciências de Saúde e Tecnologias de Maxixe

Definição

O Sistema de Gestão Académica (SGA) do Instituto Politécnico de Ciências de Saúde e Tecnologias de Maxixe é uma plataforma integrada destinada a gerir processos académicos, administrativos, financeiros e logísticos. Centraliza dados de cursos, docentes, formandos, turmas, avaliações, bibliotecas, equipamentos e finanças.

Importância

Um SGA reduz retrabalho manual, facilita a prestação de contas, melhora a comunicação interna e garante rastreabilidade das ações (logs). Para o IPCS Maxixe, um sistema correto é crítico para conformidade com normas académicas e garantia de qualidade do ensino.

Benefícios

1. Automatização de matrículas e geração de recibos.
2. Transparência nas avaliações e histórico académico.
3. Gestão de recursos físicos (laboratórios, equipamentos).
4. Comunicação direta entre professores e formandos.
5. Relatórios para tomada de decisão.

Abordagem deste Manual

Apresenta instruções passo-a-passo, em ordem de execução, com validações, campos obrigatórios, possíveis impactos caso ações não sejam seguidas e sugestões de mitigação.

Passo 1 — Importar o dump e validar a base de dados

1. Importe o ficheiro SQL no servidor: mysql -u user -p nome_db < dump.sql.
2. Verifique se as tabelas existem: SHOW TABLES; e SELECT COUNT(*) FROM usuarios;.
3. Confirme o charset e collation (utf8mb4 recomendado).

Passo 2 — Configuração da aplicação

1. Configurar ficheiro de ambiente com credenciais DB (DB_HOST, DB_NAME, DB_USER, DB_PASS).
2. Configurar URL base do sistema e pasta de uploads com permissões corretas (chmod 755/775).
3. Testar envio de emails (SMTP) para recuperação de senha e notificações.

Passo 3 — Criar um Administrador

1. Inserir um registo na tabela usuarios com papel Administração.
2. Use hashing seguro para a senha: PHP password_hash().
3. Entrar e confirmar acesso ao painel administrativo.

Passo 4 — Backups e controlo de versões

1. Fazer backup completo (dump) antes de qualquer alteração significativa.
2. Automatizar backups diários e mantê-los fora-do-site (ex.: S3, disco externo).

Ordem recomendada de criação de contas

1. Administrador (Administração) — cria e configura o sistema.
2. Dirigentes/Responsáveis (dirigentes_responsaveis) — para documentos oficiais.
3. Professores (professores) — precisam de usuário antes de serem atribuídos a turmas.
4. Funcionários com funções financeiras/secretaria — para processar pagamentos e recibos.
5. Formandos (usuários + formandos) — por fim, os alunos são inscritos e alocados em turmas.

Campos obrigatórios ao criar um usuário

• usuarios: nuit, nome, email, senha (hash), papel
• professores: usuario_id, categoria_profissional, area_formacao, nivel_formacao
• formandos: usuario_id, nome, data_nascimento, ano_letivo, tipo_matricula

Validações e regras

1. Emails e NUIT/BI devem ser únicos.
2. Validar formato de email e comprimento de senha (mín. 8 caracteres).
3. Activar status_atual = 'Ativo' apenas se verificado; usar 'Bloqueado' em caso de investigação.

Ações pós-registo

• Enviar email de boas-vindas com link de ativação e orientações.
• Para professores: preencher o registo em professores com área e formação.
• Para funcionários financeiros: adicionar conta bancária em bancos_funcionarios.

O que registar primeiro

1. Inserir o ano corrente em anos_lectivos e marcar ativo=1.
2. Registar Periodos correspondentes (Semestral/Anual).
3. Definir datas de início e fim da matrícula nas configurações.

Dependências

• Matrículas (formandos) referenciam ano_letivo.
• Horários semanais utilizam ano_lectivo_id.

Passos para criar oferta formativa

1. Adicionar o curso em Cursos (nome, código, duração, preço, diretor_curso_id).
2. Para cada curso, criar modulos com carga horária e plano temático.
3. Dentro de cada módulo, definir resultados_aprendizagem com critérios de avaliação e número de evidências exigidas.

Campos críticos

• modulos.carga_horaria — obrigatório
• resultados_aprendizagem.criterios_avaliacao — obrigatório para justificar decisões de avaliação

Ordem de operações

1. Criar a turma com curso_id e ano_inicio_id.
2. Associar turma_modulos indicando quais módulos serão lecionados nesta turma e em que semestre.
3. Atribuir docentes em turma_professores (professor_id + modulo_id).
4. Criar o quadro de horários em horarios_semanais com sala, dias e horas.

Verificações antes de abrir a turma

1. Conferir se o professor possui registo activo em professores.
2. Verificar se o número de vagas e recursos (sala, laboratórios) é suficiente.
3. Confirmar datas de início e fim para evitar sobreposição com outros períodos.

Fluxo recomendado

1. Ativar formulário de inscrição em configuracao_formulario.
2. Receber dados do candidato e criar registo em usuarios (se necessário) e formandos.
3. Verificar documentos (BI/NUIT) antes de confirmar matricula.
4. Associar formando à turma em turma_formandos com data_matricula.
5. Gerar recibo e registar pagamento em propinas e recibos.

Campos obrigatórios

• formandos.nome, numero_documento, ano_letivo, tipo_matricula
• turma_formandos.turma_id, formando_id

Publicação de aulas

1. O professor deve criar um registo em aulas com turma_id, modulo_id, tipo, titulo e descricao.
2. Se houver arquivo, submeter ao repositório e referenciar arquivo.
3. Notificar os formandos através de aviso ou chat.

Trabalhos e submissões

1. Professor cria trabalho em trabalhos com destinatário (turma ou formando).
2. Formando submete em respostas_trabalhos com arquivo e comentário.
3. Avaliação pelo professor atualiza nota e comentario_professor.

Evidências e RA

1. Para cada RA, instruir o formando sobre o tipo de evidência necessária.
2. Formando submete evidência com ra_id em evidencias.
3. Professor analisa e define status e fornece feedback.

Notas e avaliações

1. Configure tipos de avaliação em avaliacao_config.
2. Registe resultados por formando em avaliacao_ra (percentual, status).
3. Guardar notas finais em notas para gerar histórico.

Avisos

1. Professor cria aviso em avisos com titulo e mensagem, apontando para turma/modulo.
2. Formandos respondem e respostas são gravadas em avisos_respostas.

Chat em grupos

1. Criar grupo em chat_grupos.
2. Adicionar participantes em chat_grupo_participantes.
3. Mensagens gravadas em chat_mensagens e reações em chat_likes.

Registar pagamentos

1. Ao receber pagamento, criar registo em propinas com formando_id, valor, mes, ano, status.
2. Gerar PDF de recibo e guardar caminho em recibos.

Folha de salários

1. Registar conta bancária do funcionário em bancos_funcionarios.
2. Gerar folha_salarios com vencimentos, descontos e bônus.

Livros e Empréstimos

1. Adicionar livros com metadados (título, autor, código, quantidade).
2. Registar empréstimos em emprestimos e atualizar livros.disponiveis.
3. Notificar atrasos e aplicar regras de multa se houver.

Equipamentos e Materiais

1. Cadastrar equipamentos em equipamentos e materiais laboratório em materiais_lab_h.
2. Processar requisições em requisicoes_lab_h com aprovações manuais.
3. Reservas em reservas_info para salas e equipamentos.

Principais riscos

• Dados académicos importados incorretamente (falha na importação do dump).
• Falta de backups e logs insuficientes.
• Registos financeiros incompletos.
• Perfis duplicados ou sem validação documental.

Recomendações

1. Documentar procedimentos internos (SOPs) para cada operação crítica.
2. Treinar utilizadores chave (secretária, financeiro, docentes).
3. Agendar auditorias periódicas de dados e finanças.

Recursos adicionais

Se desejar, geramos PDF do manual, folhas de checagem imprimíveis e scripts de validação SQL para verificar integridade dos dados.